BC Kimbria hecht veel waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van haar leden, inclusief trainers, coaches, bestuurders en sponsoren. In deze Privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om jouw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.

BC Kimbria houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
  • Verwerking van je persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van jouw persoonsgegevens;
  • Passende technische en/of organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van jouw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van jouw rechten omtrent je persoonsgegevens, je hier op willen wijzen en deze respecteren.

Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?

Jouw persoonsgegevens worden door BC Kimbria verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden:

  • Informatie t.b.v. teamsamenstellingen, planningen van trainingen en wedstrijden;
  • Innen van periodieke contributies door de penningmeester;
  • Contactinformatie voor je coach/trainer (ook voor calamiteiten);
  • Het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen;
  • Plaatsen van foto’s op Kimbria website en Facebook in overeenstemming met het fotoprotocol.

Verstrekking aan derden

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • Het verzorgen van de leden- en wedstrijd-administratie van de vereniging (SportLink en NBB);
  • Het verzorgen van de (financiële) administratie (SportLink en bank voor betalingstransacties).

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan anderen dan bovengenoemde partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan zou kunnen zijn dat de politie in het kader van een onderzoek, (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien jij ons hier schriftelijk toestemming voor geeft. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen buiten Nederland (en dus ook niet buiten EU).

In bijgaande tabel kun je snel en eenvoudig terugvinden met welk doel we welke persoonsgegevens van je verzamelen, hoelang wij deze bewaren en wie deze persoonsgegevens eventueel van ons ontvangen.

Inzage, correctie en verwijdering van persoonsgegevens

Je behoudt altijd het recht BC Kimbria te verzoeken om inzage in jouw persoonsgegevens (tenzij de Vereniging op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming niet gehouden is deze inzage te verschaffen) en om jouw gegevens te laten aanvullen, verwijderen of af te schermen. Je dient je bij een dergelijk verzoek wel te identificeren. Indien je wenst dat jouw gegevens verwijderd worden, zal BC Kimbria deze verwijdering doorgeven aan alle andere organisaties die de betreffende gegevens van de Vereniging hebben ontvangen.

Beveiliging persoonsgegevens

BC Kimbria treft passende maatregelen om jouw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, publicatie en onrechtmatige verwerking. Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot jouw gegevens, dat de toegang tot de persoonsgegevens afgeschermd is en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor expliciete toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

BC Kimbria bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Daarna worden enkel de relevante gegevens bewaard, die nodig zijn voor historische en statistische doeleinden. Tevens gebeurt dit om de oud-leden te kunnen benaderen voor toekomstige evenementen zoals jubilea, reünies e.d.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van jou beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

  • Alle personen die namens BC Kimbria van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan en hebben hiertoe een geheimhoudingsverklaring ondertekend;
  • Toegang tot data is gebaseerd op rollen die personen binnen de vereniging invullen en nodig hebben om hun functie uit te kunnen oefenen. Zo krijgt bijv. de Penningmeester als enige toegang tot financiële transacties om contributies te kunnen innen;
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • Ons bestuur is geïnformeerd over het belang van de bescherming van

Persoonsgegevens

  • Als Privacy coördinator is aangewezen Wendy Wasbauer. Zij zal de bescherming van de gegevens van alle leden bewaken;
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
  • Jaarlijks (voor de ALV) wordt een periodieke controle uitgevoerd door een bestuurslid op doelmatigheid van gegevens bescherming.

Jouw gegevens en onze website

Cookies

Een cookie is een klein tekstbestand die met de pagina’s van een websites wordt meegestuurd en door de browser op jouw computer, tablet of mobiele telefoon wordt opgeslagen. We gebruiken cookies om je meer service te bieden bij het bezoeken van onze website, die daardoor makkelijker wordt in gebruik. Cookies zorgen er bijvoorbeeld voor dat je ingelogd kan blijven op een website of dat jouw voorkeuren, zoals locatie- en taalinstellingen, worden onthouden. We kunnen dankzij cookies zien hoe vaak onze website door bezoekers worden bekeken.

Voor het plaatsen van bepaalde cookies moet  je eerst toestemming te geven, voordat deze cookies mogen worden gebruikt. Deze toestemming is niet nodig indien en voor zover het technisch noodzakelijke (functionele) cookies en analytische cookies betreft, in de zin van de toepasselijke wetgeving, zoals artikel 11.7a lid 3 Telecommunicatiewet en de ePrivacy Verordening.

Je kunt jouw toestemming voor cookies altijd weer intrekken, door jouw internetinstellingen te wijzigen. Meer informatie omtrent het in- en uitschakelen en het verwijderen van cookies kun je vinden in de Help-functie van jouw browser.

Links naar andere websites

Onze website bevat links naar andere websites. Deze Privacyverklaring is alleen van toepassing op de websites van BC Kimbria. Andere websites kunnen hun eigen privacy beleid hanteren. BC Kimbria raadt je aan om voor het gebruik van andere websites altijd de betreffende privacyverklaring van die websites te raadplegen.

Wijziging van het privacy beleid

BC Kimbria past haar privacy beleid van tijd tot tijd aan om deze up-to-date te houden. Op onze website zal steeds de meest recente versie van onze Privacyverklaring worden opgenomen. We raden je dan ook aan de Privacyverklaring regelmatig te raadplegen. Bij belangrijke wijzigingen zal BC Kimbria er alles aan doen je per e-mail en via de websites te informeren.

Meldplicht

Mocht ondanks alle genomen maatregelen en controles, toch informatie bij onbevoegden beschikbaar komen, dan verplicht BC Kimbria zich om binnen de daarvoor geldende termijnen gedefinieerd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), dit te melden bij betrokkenen (leden, vrijwilligers) en de autoriteiten.

Rechten omtrent jouw gegevens

Je hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens, die we van je hebben. Je kunt deze informatie ook zelf inzien middels de SportLink app en daarmee tevens als enige je eigen Privacy niveau aanpassen (zichtbaarheid voor overige leden). Nieuwe leden krijgen bij inschrijving automatisch het hoogste privacy niveau “Afgeschermd”.

Tevens kan je bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door een van onze verwerkers.

Ook heb je het recht de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jouzelf of direct aan een andere partij indien gewenst. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens, dan vragen we je hierover met ons contact op te nemen.

Je hebt daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van Privacy. Als je naar aanleiding van ons Privacy Verklaring nog vragen of opmerkingen hebt, neem dan contact met ons op!